电话不仅传递声音，也传递你的情绪、态度和风度。现代社会中，电话已成为商业联络的一个重要工具，利用它可以给商谈带来许多便利，省去许多不必要的麻烦。使用电话，声音是你唯一的使者，你必须通过电话给对方一个良好的印象。所以，传到电话那端的必须是一个清晰、生动、中肯，让人感兴趣的声音。首先，音量要适中，更要注意发音和咬字要准确。其次，虽然电话是通过声音交流，但你的情绪，语气和姿式都可能透过声音的变化传达给对方，所以，不能因为是电话交谈而过于随便。这是与顾客联系的唯一途径。另外，打电话之前，先整理好资料，这样可以使你的谈话更加精炼，并且能给人以井然有序的印象。如果你要同对方谈话的内容大长，先问问对方方不方便。如问：“你现在忙不忙？”要五分钟才能讲完。您介意吗？”对方回答是肯定的“请讲”、“我不忙”。若对方回答：“对不起，刚好没时间。”应该另约一个时间打电话或以最快速度把要点讲出来并告诉他：“以后再详谈”。为了避免一知半解，遗漏信息，听电话之前要准备铅笔和笔记本以便随时摘记要点。听的时候不光要听对方说，还要注意他的说法，从声音中可以获取许多信息。注意接电话的礼貌，由于电话中不认识的双方无法看到对方的表情、手势，也无法掌握这时的气氛，因此，常会导致许多误会的发生，造成不必要的困扰。如果你正好接了某个电话而客户要找的人又不在，应该负责传达。对待客户的态度一定要耐心细致，和蔼有礼，不可漫不经心，粗鲁无礼。电话应对太草率会使对方感到不悦。因为电话纠纷而失去重要客户是得不偿失的。因此，每接一个电话，请将对方视为自己的朋友和客户，态度恳切，言语中听，使对方乐于同你交谈。如上述确实不知经理去向，应向客户道歉，并报出自己的职务或姓名：“对不起，经理刚好不在，我是赵秘书，能替您向经理转达吗？”顾客一定会高高兴兴地回答：“谢谢！请转告经理……”